学生の時だけでなく、社会人になってからも発表の場は何度かありますよね。
発表をしないよう避けて通ることも可能かもしれませんが、社内教育の一環で強制的に発表の場を設けてる会社もあるでしょう。
また営業の場合、自社の魅力を相手に伝えるという意味では、常に発表をしている状態と言えるかもしれません。
今回は、突然発表することになったとしても慌てないように、発表資料をどのように作ればいいかについて紹介します。
発表が緊張するという方は、以下の記事が参考になるかと思います。
目次
なぜ発表するのか？
まず前提として、なぜ発表するのかを明確にしておきましょう。
この時のポイントは『前向きな表現をすること』です。
「上司から指示されたから」「周りがやっているから」など、動機が受け身の形である場合、途中で挫折する可能性が高いです。
「自分のスキルアップをしたい」「みんなに知ってもらいたい」など、前向きな動機付けがあると発表資料を作成することにおいても、集中することができます。
たとえきっかけが上司からの指示であったとしても、
「これも何かの運命。これをきっかけに自分はどう変われるかな？」
「自分に任されたということは、それだけ評価されているんだ！」
「そろそろ自分も責任を持ってやらないといけない時がきたんだ」
などプラスに変換するようにして、必ずやらされ感は払拭するようにしておきましょう。
発表資料はロジックが大事！
発表をする目的を明確にした上で、発表資料の作成に取り掛かっていきます。
資料を作成する時のポイントは『相手に伝える内容になっているか』常に意識することです。
発表は聞く人がいて、初めて成立します。
自分が思うことを、つらつらと述べるだけでは相手には伝わりづらく、相手が「これ発表をする必要あったの？」と思う内容になってしまっては辛いですよね。
発表をする以上は、相手にわかりやすい内容にしていきたいものです。
分かりやすい発表とは何か
分かりやすい発表とは『シンプルなロジックで展開されている』ものと言えます。
言い換えると、ストーリーができていれば自然と分かりやすい内容に形作られていきます。
ストーリーは一般的には【起承転結】で構成されていますが、発表向けに考えると【課題→原因→解決策→効果】という流れとなります。
【発表資料作りの流れ】
このような流れをイメージした上で発表資料を作成していくと、発表内容の筋道が立てやすく一貫性のある内容となっていきます。
一貫性を確実に持たせる工夫として、【課題→原因→解決策→効果】の→の部分で「なぜそうなるの？」「だから、どうするの？」「そうしたら、そうなるの？」という疑問をぶつけていくと、更に良い発表内容となっていきます。
課題が分からない時
そうは言っても「そもそも課題って何？」「特に発表することもないんだけど」と、スタートの段階でつまずく人も多いかと思います。
課題と言うと何か大ごとのような気がして、すごいことをしないといけないようなプレッシャーを感じるかもしれません。
しかし、課題は日々の業務に数多く存在しています。
仕事をしている中でうまくいかなかったこと、不満に感じたこと
これらは全て課題になります。
話を戻しますが、発表というのは『相手に伝える内容になっているか』が大切になります。
この「うまくいかなかったこと」「不満に感じたこと」というのは、相手に伝える内容としては非常に優れています。
自分が職場で感じたこれらのことは、ほかの人も同じように感じていることが多いにあるからです。
このような経験をロジックで整理すると、立派な発表資料へと変化していきます。
課題が分からない時は、日頃感じたうまくいかなかったことや不満に感じたことを整理するところから、始めていくと良いでしょう。
資料作成の具体的テクニック
では、発表の流れがイメージできたところで、実際に資料作成に入っていきましょう。
資料の媒体は様々あるかと思いますが、今回は作成する機会が多いと思われる「パワーポイント」を使用した場合におけるテクニックを紹介していきます。
１．タイトルは「１３文字以内」にする
パワーポイントでスライドを作る時、まず１ページ目に表紙を付ける場合が多いかと思います。
その時に、タイトルを１３文字以内に収めることを意識しましょう。
人が一度に知覚できる文字は少ない人で９文字、多い人でも１３文字と言われています。タイトルは文章のように「読ませるもの」ではなく、「見せるもの」です。
パッと見た瞬間に意味が分かるようにし、何の発表をこれからおこなうのかイメージできるものだと良いです。
「そんなこと言われても難しいよ」と思う方は、ネットニュースのタイトルを参考にしてみてください。
ついついクリックを押してしまうニュースにどのようなタイトルが付いているのか、そこにたくさんのヒントが隠されています。
２．人の目の動き「Zの法則』
人は何かを目にした時、その全体を把握するためにZの形で動くというものがあります。
見たものについて左上から右へ、左下へ向かって右へという目の動きをするのですが、これは広告やスーパーの陳列棚にも利用されており、一番オススメのものを左上に配置するなど工夫がされています。
このZの法則をスライドにも応用し、グラフや図を挿入する場合はどこに位置付けたら話の流れが自然になるかを、考えていきましょう。
良いことは「青」、悪いことは「赤」でより印象的に
資料作りにおいて、色をうまく使用することで視覚的により目立たせることが可能です。
しかし、色による効果を最大限に活かすためには、できるだけ色数を少なくすることも大切です。
色数が多いと、反対に「何を伝えたいか」ということが分かりにくくなってしまいます。
ここではシンプルに良いことは「青」、悪いことは「赤」で表現することをオススメします。
私たちの生活習慣の中で青は「良好、順調、安全」、赤は「不良、不安、危険」というイメージが浸透していますから、青と赤を見ただけで自然と意味が伝わります。
もし白黒の配布資料として見せるとしたら、文字の大きさや太さで変化をつけると良いです。
最後に
発表は、とにかくシンプルにしていくことが大切です。
自信がないと、どうしてもたくさん情報を詰めることで補填しようと考えてしまいますが、『相手に伝える内容になっているか』は常に忘れないようにしてください。
発表することは、基本誰しも面倒くさいと感じるものです。
ですが避けられないものであるならば、どのようにすればうまく乗り越えられるかという視点に早い段階で切り替え、悩む時間をできる限り少なくしていきましょう。
最後まで、ご覧いただきありがとうございました。
